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회의가 길어지는 이유는 단순히 업무가 많아서가 아니라 특정한 행동 습관 때문이다. 회의를 길게 만드는 사람들의 공통된 특징과 비효율이 발생하는 구조를 분석하고, 회의 시간을 줄이고 생산성을 높이는 방법을 알아본다.
회의 시간 관리 부족은 생각 정리 능력 부족에서 시작된다
회의가 길어지는 사람들의 가장 큰 특징은 말하기 전에 생각이 정리되어 있지 않다는 점이다. 회의는 생각을 만드는 공간이 아니라 이미 정리된 생각을 공유하는 공간이다. 그러나 많은 사람들은 회의 자리에서 처음으로 생각을 시작한다. 이 경우 말이 길어질 수밖에 없다. 핵심이 정리되어 있지 않기 때문에 말하면서 방향을 찾으려고 한다. 이 과정에서 불필요한 설명이 증가하고, 같은 내용을 다른 표현으로 반복하게 된다. 듣는 사람은 요점을 파악하기 어려워지고, 다시 질문을 하게 된다. 질문이 추가되면 회의 시간은 더욱 길어진다. 이것은 개인의 말하기 능력 문제가 아니라 준비 습관의 문제다.
생각이 정리된 사람은 짧게 말해도 핵심이 명확하다. 전달하고자 하는 결론이 분명하기 때문이다. 반대로 생각이 정리되지 않은 사람은 결론보다 과정 중심으로 말하게 된다. 과정 중심의 설명은 자연스럽게 길어진다. 또한 불확실한 표현이 많아진다. 확신이 없기 때문에 단정적으로 말하지 못하고 다양한 가능성을 나열하게 된다. 이것은 회의의 방향성을 흐리게 만든다. 회의는 명확한 방향이 있을 때 빠르게 진행된다. 방향이 없으면 논의는 계속 확장된다. 확장은 시간 증가로 이어진다. 결국 회의 시간이 길어지는 근본적인 원인은 생각 정리 부족이다. 생각 정리는 회의 전 준비 단계에서 이루어져야 한다. 미리 결론을 정리하고, 그 결론을 뒷받침하는 핵심 근거만 준비하면 된다. 모든 과정을 설명할 필요는 없다. 중요한 것은 상대방이 이해해야 할 핵심이다. 핵심 중심의 전달은 회의 시간을 크게 줄여준다. 또한 생각을 정리하는 습관은 의사결정 속도도 향상시킨다. 의사결정이 빠르면 조직 전체의 업무 속도도 빨라진다. 결국 회의 시간은 개인의 사고 정리 능력과 직접적으로 연결되어 있다. 더 나아가 생각 정리가 잘된 사람은 불필요한 말을 하지 않는다. 필요한 말만 선택적으로 전달한다. 이것은 커뮤니케이션 효율을 극대화하는 핵심 능력이다. 이 능력이 부족할수록 회의는 자연스럽게 길어지게 된다. 또한 생각 정리 능력이 부족한 사람은 자신의 말이 길어지고 있다는 사실조차 인식하지 못하는 경우가 많다. 자신의 머릿속에서는 아직 정리가 진행 중이기 때문에 계속 설명해야 한다고 느끼기 때문이다. 이 상태가 반복되면 회의 전체의 흐름이 느려지고, 다른 사람들의 집중력도 함께 감소하게 된다.
비효율적 회의 습관은 결론보다 설명을 우선하는 태도에서 나타난다
회의가 길어지는 또 다른 특징은 결론보다 설명을 먼저 하는 습관이다. 효율적인 커뮤니케이션은 결론부터 전달하는 것이다. 결론을 먼저 전달하면 듣는 사람은 전체 맥락을 빠르게 이해할 수 있다. 그러나 많은 사람들은 배경 설명부터 시작한다. 상황 설명, 과정 설명, 개인적인 생각 등을 순서대로 말한다. 이 방식은 듣는 사람의 집중력을 떨어뜨린다. 언제 결론이 나올지 모르기 때문이다. 집중력이 떨어지면 이해도도 감소한다. 이해도가 감소하면 추가 설명이 필요해진다. 추가 설명은 회의 시간을 늘린다. 결론 중심의 전달 방식은 이러한 문제를 해결한다. 결론을 먼저 전달하면 듣는 사람은 필요한 정보만 선택적으로 들을 수 있다. 불필요한 설명을 줄일 수 있다. 또한 의사결정도 빨라진다. 회의의 목적은 정보 전달이 아니라 의사결정이다. 결론이 없는 설명은 의사결정을 어렵게 만든다. 의사결정이 지연되면 회의는 계속 이어진다. 설명 중심의 커뮤니케이션은 명확한 방향을 제공하지 못한다. 방향이 없으면 논의는 계속 확장된다. 확장은 시간 증가로 이어진다. 결론 중심의 커뮤니케이션은 논의를 집중시킨다. 집중된 논의는 빠른 결론으로 이어진다. 이것이 회의 시간을 줄이는 핵심 원리다. 또한 결론 중심의 사람은 자신의 생각이 명확하다. 명확한 생각은 명확한 전달로 이어진다. 명확한 전달은 이해 속도를 높인다. 이해 속도가 빠르면 회의도 빠르게 끝난다. 결국 회의 시간은 전달 방식에 의해 결정된다. 결론 중심의 전달 습관은 회의 효율을 극적으로 향상시킨다. 반대로 설명 중심의 습관은 회의를 길어지게 만드는 주요 원인이 된다. 특히 책임 회피 성향이 강한 사람일수록 설명을 길게 하는 경향이 있다. 설명을 많이 하면 자신의 판단에 대한 부담을 줄일 수 있다고 느끼기 때문이다. 그러나 이것은 회의 효율을 크게 떨어뜨리는 행동이다. 더 나아가 설명 중심의 사람은 자신의 말이 얼마나 길어졌는지 체감하지 못하는 경우가 많다. 설명을 충분히 해야 상대방이 이해할 것이라고 믿기 때문이다. 하지만 실제로는 설명이 길어질수록 핵심은 오히려 흐려지고, 회의의 집중도는 급격히 떨어지게 된다.
의사결정 회피 성향은 회의 시간을 끝없이 늘리는 원인이 된다
회의가 길어지는 중요한 이유 중 하나는 의사결정을 회피하는 태도다. 의사결정은 책임을 동반한다. 책임이 부담스럽게 느껴질수록 사람은 결정을 미루려고 한다. 결정을 미루는 가장 쉬운 방법은 논의를 계속하는 것이다. 논의가 계속되면 결정은 자연스럽게 지연된다. 이 과정에서 회의 시간은 계속 증가한다. 의사결정을 회피하는 사람은 확정적인 표현을 피한다. 대신 가능성 중심의 표현을 사용한다. 예를 들어 검토가 필요하다, 조금 더 생각해 보겠다, 다양한 의견을 들어보자는 표현을 반복한다. 이러한 표현은 논의를 종료하지 못하게 만든다. 종료되지 않은 논의는 계속 이어진다. 회의는 원래 결정을 위해 존재한다. 결정이 없으면 회의의 목적도 달성되지 않는다. 의사결정을 회피하는 문화가 있는 조직에서는 회의 시간이 길어질 수밖에 없다. 반대로 의사결정이 명확한 조직에서는 회의가 짧다. 명확한 결정은 논의를 종료시킨다. 종료는 시간 절약으로 이어진다. 의사결정 능력은 회의 효율의 핵심 요소다. 의사결정을 빠르게 하는 사람은 회의를 빠르게 끝낼 수 있다. 이것은 경험과 사고력의 문제이기도 하지만 태도의 문제이기도 하다. 책임을 받아들이는 태도가 있을 때 결정은 빨라진다. 결정이 빠르면 조직 전체의 속도도 빨라진다. 결국 회의 시간은 의사결정 태도에 의해 결정된다. 의사결정을 회피하는 사람일수록 회의는 길어지고, 의사결정을 하는 사람일수록 회의는 짧아진다. 또한 명확한 결정은 이후의 실행 속도에도 큰 영향을 미친다. 실행이 빠르면 조직의 전체 생산성도 향상된다. 이것이 회의 효율이 중요한 이유다. 또한 결정을 미루는 사람은 더 많은 정보를 모아야 안심하려는 경향이 있다. 그러나 정보는 끝없이 존재하기 때문에 완벽한 확신의 순간은 오지 않는다. 이로 인해 논의는 계속 이어지고 회의 시간은 끝없이 늘어나게 된다.
회의 효율은 개인의 커뮤니케이션 책임감에 의해 결정된다
회의가 길어지는 마지막 특징은 자신의 말이 회의 시간에 어떤 영향을 미치는지 인식하지 못하는 것이다. 회의는 개인의 시간이 아니라 조직 전체의 시간이다. 한 사람이 불필요하게 5분을 더 사용하면 그 시간은 모든 참석자의 시간으로 확장된다. 10명이 참석한 회의에서 5분은 총 50분의 시간 손실이 된다. 그러나 많은 사람들은 이 사실을 인식하지 못한다. 자신의 말하기 시간만 생각할 뿐 전체 시간은 고려하지 않는다. 이 인식 부족이 회의를 길어지게 만드는 중요한 원인이다. 효율적인 사람은 자신의 말이 미치는 영향을 이해한다. 그래서 필요한 말만 한다. 핵심만 전달한다. 불필요한 반복을 하지 않는다. 이러한 태도는 회의 시간을 크게 줄인다. 커뮤니케이션 책임감은 생산성의 핵심 요소다. 책임감이 있는 사람은 자신의 말에 목적을 부여한다. 목적 없는 말은 하지 않는다. 목적이 명확할수록 전달은 짧아진다. 전달이 짧아질수록 회의는 효율적으로 진행된다. 또한 책임감 있는 사람은 듣는 능력도 뛰어나다. 다른 사람의 말을 정확히 이해하기 때문에 불필요한 질문을 하지 않는다. 이것은 회의 시간을 더욱 단축시킨다. 결국 회의 효율은 개인의 커뮤니케이션 태도에 의해 결정된다. 효율적인 커뮤니케이션 습관은 개인의 생산성뿐만 아니라 조직 전체의 생산성을 향상시킨다. 회의를 짧게 만드는 능력은 단순한 기술이 아니라 중요한 업무 능력이다. 이 능력을 가진 사람은 조직에서 높은 신뢰를 얻게 된다. 그리고 그 신뢰는 더 큰 기회로 이어지게 된다. 더 나아가 이러한 책임감은 리더십과도 직접적으로 연결된다. 시간을 존중하는 태도는 조직 전체의 문화를 바꾸고, 결과적으로 조직의 실행 속도와 경쟁력을 크게 향상시키는 핵심 요소가 된다.
